成立于2015年，负责本保险集团下属产、寿、资产及销售四家主体财务及商旅业务，中心现有管理及会计业务处理人员70人，年处理业务量近100万件。

受新冠疫情影响，国家将春节假期延至2月2号，随着疫情防治形势日趋严峻，本省再度规定本省企业复工时间不得早于2月9日。中心第一时间提出复工前的临时应急方案，并提出“武汉，我们一起守护”的倡议口号，从道义上和实际行动表示对湖北“疫区“的支持。

随着防控形势的趋严峻，监管单位对公司的防治工作提出更高的要求，要求本单位不得因员工返工出现一例疫情，于是公司要求湖北藉员工在接到通知前，必须原地隔离，不得私自返回公司上班，并规定9号复工采取值班形式，非必要现场办公人员尽量在家远程办公。

中心员工多为年轻的90后，所以春节期间基本返回家乡过年。依照公司政策湖北藉员工不得返回，此外，另有部分湖北之外的地区也实行了交通管制，员工无法返回。既使能够顺利返回的员工，按照本地新冠肺炎防治要求，也必须在本人住所自行隔离14天后方可回公司上班。按照上述条件，经统计我们只有5人可以9号到公司职场现场上班，但在公司“远程办公”的号召下，员工出于自身安全的顾虑，也不愿意返回公司现场办公。在这种情形下，我们只能选择全员远程办公形式。

1远程办公技术支持：VPN模式

公司信息营运中心对复工形势早有预见，在本省规定延期复工之前便发布了《关于信息营运中心做好防控新型冠状病毒肺炎疫情期间IT服务支持工作的通知》，同步成立了“IT疫情联防联控小组”并启动了“疫情期间IT应急方案”。根据中心要求，公司IT部门为中心全员开通了VPN通道以满足员工远程办公需求。

2共享远程办公障碍及解决方案

9号远程“复工”后，仍然遇到不少问题，如VPN反应速度、沟通学习问题等，所幸这些问题均得到了有效解决。

障碍1：VPN通道响应速度问题

VPN通道速率主要受公司VPN服务器、员工家庭网速及职场电脑长期开机时间这三个因素的影响。9号复工当日，VPN反应速度太慢，当晚IT便与运营商紧急沟通后扩容，第二天速度便恢复正常。员工家庭网络速度各有差异，这个问题我们建议员工自行寻求办法解决。第三个问题主要是由于职场电脑长时机开机导致运行速度变慢，我们便让现场值班的员工隔日便重启电脑一次，通过上述办法，VPN速度一直保持正常。

障碍2：个人笔记本或家用电脑屏幕过窄不利于便捷审阅图像

中心会计作业需要同步阅读会计信息和审阅大量图片资料，所以职场电脑均采用大屏幕和双屏浏览器。而远程办公的家用电脑多为笔记本或者电脑屏幕不够大，所以员工在处理会计业务时显得不够便捷，影响工作效率。针对这一问题，有员工建议降低工作量要求，但中心认为远程办公节省了员工上下班时间，该部分时间足可以弥补由此问题造成的效率降低减产损失，通过积极正面引导，员工基本都能接受这样一个现实。

障碍3：沟通与会议培训问题

中心在正常工作期间，为了保证信息的公开透明和统一性，要求工作组内均须采取组内线上沟通方式来咨询或探讨问题，所以远程办公后问题咨询和探讨几乎没有影响。主要问题在于内部学习培训及召开会议问题。针对这一问题，我们推荐部门各处室、业务小组使用钉钉、华为或腾讯相关视频会议工具解决培训及会议问题。我们较常使用的是华为的“welink”视频会议工具，事实证明，这些工具的性能比我们想像的要好的多，完全能够满足小规模的远程会议要求。

障碍4：员工权益与工作分配机制问题

集团下属子公司分支机构遍布全国，虽然各地受疫情的影响程度不一，但基本上均无法按时复工，受此影响，疫情期间的业务量也无法恢复到正常时期水平，所以员工在此期间工作量无法达到饱和。针对此情况，我们要求质量管理处及时监测并预警工作量变化，提前一日保守安排次日必要工作人员，其余人员则强制要求调休前期积累的“加班”假期。同时，对于无条件进行远程办公的人员，也强制要求使用个人调休假期或年休假，以此平衡员工工作负荷差异及中心业务峰谷人员安排矛盾。

如上文所述，全国各家机均受到疫情影响不能如期返工，业务端财资方面最受影响的是费用报销环节，因为公司尚未实现全面无纸化报销流程，部分报销凭证仍然需要打印并扫描至共享中心审核方可进入支付环节，同时由于业务无法正常开展，各单位费用发生进度严重滞后，针对上述情况，中心提出“鼓励移动报销”的倡议并适当放宽了报销审核要求。

策略2：适度放宽报销要求

疫情对公司经营和业务的影响客观存在，中心继续抱守原有财务流程和要求显得“不识实务”，所以在2月9号复工当日，中心便发布了针对疫情期制定的特殊报销处理方案，总计涉及发票延期、发票查验、电子档案有效性及特殊事项流程等6大报销应急措施，随着疫情形势的持续严峻，中心在21日再次对上述政策延长1个月的有效期，针对湖北分公司还特别在此基础上另行增加一个月的有效期。

策略1：鼓励员工使用移动报销

公司已经于2018年全集团推行完毕移动报销和自助商旅出行，鉴于平常工作中员工更习惯于使用电脑端报销，对于移动报销的功能可能存在认识不足和使用不熟练的情况，中心发出鼓励员工使用“移动报销及商旅APP”进行报销和出行的倡议书，并对APP的核心功能加大宣传力度，利用本次疫情的时机提升用户对APP的识知度和利用率，实现中心和客户双赢。

截止完稿日，中心疫情当下的运转秩序一切正常，业务层面无一例投投诉。但毋庸置疑，目前技术条件和工作机制下，显然无法长期持续这样一种状态。在这里，我们也提前总结了一下中心之所以能在当下疫情中基本能保持正常运作的一些经验，也对持续远程办公模式存在的担忧顾虑提出一些想法和建议以供探讨。

1、正常运行的基础条件及经验

（1）信息技术上的远程办公支持。这是共享实现远程办公先决条件，没有公司IT部门的VPN通道支持，远程办公就是空谈。

（2）必要的移动报销和无纸化报销流程。因为公司业已实施移动化报销并推行商旅自助化，所以部分业务端的流程可以完全在非现场环境下进行，加之疫情期间推行适度放宽的报销政策，所以基本可以支持必需的业务支出正常报销。

（3）成熟的考核体系和排班机制。成熟稳定的考核和排班机制是保证共享持续稳定运营的关键所在。远程办公脱离了职场空间和伦理的约束，容易造成员工工作懈怠并产生不安情绪，但明确的考核要求和分工安排可以代替形式上的监控，让员工形成自发自觉完成工作意识，同时也能有效消除员工远离职场及社群关系导致的缺乏工作安全感的焦虑。

2、未来的担忧顾虑及方案建议

（1）远程办公技术条件有待改善

目前的VPN技术虽然可以保证员工远程登陆公司电脑，再通过公司电脑登陆相应业务系统进行业务处理，但这种方式操作相对繁琐，员工可能需要本机和远程机频繁切换，同时VPN带宽容量、用户数量及远程机因素都会对操作响应速度造成影响。此外，员工自有笔记本和家用电脑配置情况不一，尤其是屏幕大小因素也对员工作效率造成较大影响。未来如长期实施远程办公方案，公司IT部门必须破除“数据泄露风险“的魔咒，将公司业务系统全面网络化，让员工通过互联网即可快速登陆公司系统进行业务处理。在办公硬件上对需要进行远程办公的员工进行统一的电脑等必要设实施的配置，确保员工远程与职场公条件的无差异化。

（2）长期远程办公容易导致组织分散

职场办公的最大优势在于沟通便捷和组织凝聚力的形成，而远程办公的劣势也正在于此。所以远程办公模式必须寻找适合的团队建设模式，包括现场和非现场的团队建设，以保持组织的凝聚力和战斗力。远程模式下，定期的现场团建比职场办公模式下显得更为必要，公司必须在这一方面有所投入。在沟通学习方面，各种视频会议技术已经相当成熟，这一问题并不十分突出，但购置企业级视频会议专用软件也成为必须。

（3）线下业务客观存在，如何化解？

虽然公司已经实施移动报销及部分业务的企业大数据结算，但仍然存在不少线下业务的操作和纸制凭证的传递环节，如非增值税发票的人工查验、非大数据对公结算及非电子发票的票证粘贴等等，这些线下业务环节都是非现场远程办公无法解决的。只有全部实现移动化、线上化及无纸化，这个问题才能最终解决。而这一问题是所有问题中最为复杂的，之所以复杂，是因为要解决这一问题并非企业一己之力所能完成，更需要财政、税收体系的改革进一步推进。等到票据、凭证完全实现并允许电子化的那一天，财务共享的非现场远程办公才会真正迎来春天。