某保险公司财务共享模式于2015年1月正式运营至今，实现了财险全辖财务共享模式，承接了集团、寿险、其他子公司部分核算业务，同时承接股东集团财务共享业务。业务范围包含财务核算、资金结算、数据管理、股东业务四大板块。目前拥有员工126人，分布在北京财务区、郑州财务区、西安财务区、股东集团业务组，形成互为灾备、协同作业的组织架构。

面对突如其来的疫情，为了保障疫情期间高效、平稳运营，按照财险总公司下发的《某财产保险股份有限公司新型冠状病毒肺炎疫情防控工作方案》和共享中心下发的《关于疫情防控期间工作安排的通知》相关要求，共享中心财务服务部立即启动应急机制，采取有效措施，一手抓疫情防控，一手抓业务运营，保障各项工作顺利开展。

（一）疫情期间综合管理防控措施

1启动应急机制，做好远程工作准备

1月30日（大年初六），为保证工作顺利开展，共享中心财务服务部立即启动应急机制，及时统计员工是否具备远程工作条件，不具备远程条件的员工主动通过借用邻居电脑或借用网络等方式实现远程办公硬件设施，然后统一向综合部申请VPN权限，因VPN权限有限，财务服务部根据工作性质，优先将分配的VPN权限配置给郑州、西安财务区，北京财务区员工在数据组的帮助下采用Teamviewer远程办公软件，股东集团公司服务支持人员申请专用VPN+KEY的方式远程办公。1月31日，通过远程指导安装、调试等工作，一天内实现了全员远程办公条件并立即投入工作。

22.做好疫情期间人员分类管理

<建立疫情防控日报工作机制

<自1月31日起，每天18:00统计填报《人员情况登记表》，包括春节期间是否离开工作地、返回工作居住地时间、是否健康、有无接触湖北人员、近期有无到密集公共场所等内容。并每日制作图文并茂的疫情快报，及时反馈。

<做好人员分类管理

<根据统计的《人员情况登记表》，我部做好人员分类管理，一类是将春节期间离开工作地且接触疫区人员的员工作为重点关注对象；二类是将春节期间离开工作地未接触疫区人员的员工作为次重点关注对象；三类是将春节期间未离开工作地的员工作为非重点关注对象。

(1)防护物资准备充足：公司储备口罩、酒精、3M免洗消毒液、过氧乙酸、体温计等物资充足，确保职场人员的身体健康安全。

(2)职场防护：每日在职场区域早晚各进行消毒一次，对门把手、更衣间等公共设备重点消毒；每日上、下班对员工进行2次测体温；员工在岗期间必须佩戴口罩，距离保持1米以上，减少近距离交流。

(3)弹性工作机制：在确保工作正常开展的情况下，自2月3日起，实行弹性工作机制，对符合复工条件的员工去现场上班，非现场上班人员进行远程办公。

(4)考勤管理：疫情期间，现场和非现场人员全部实行上、下班钉钉打卡。

（二）疫情期间业务运营应对措施

针对疫情给工作带来的影响，根据财务共享作业特点，结合各机构工作实际，及时调整作业标准，改变工作方式，有序开展各项工作。

1.核算业务

（1）适度改变审核标准。疫情期间，共享中心主动联系服务机构，咨询费用报销中存在的困难，针对机构困难提出合理化建议并反馈财务管理部。经和财务管理部沟通，适度改变了审核标准，解决了机构远程办公纸质签字、影像邮寄和上传等困难，比如OA审批代替纸质签字；原始单据由报账员拍照上传附件代替会计初审岗扫描上传影像；湖北疫情严重地区的个别紧急费用先予报销后补发票等，保障疫情期间机构可正常进行费用报销，提升了服务质量。

（2）做好疫情期间的服务支持工作。一是优先审核一线员工工作所需防护手套、口罩、查勘车燃油费等费用，保障机构工作正常运营。二是保证24小时微信、云之家、电话畅通，及时回复机构咨询的问题、了解报销中存在的困难，共克难关。三是对于机构在疫情期间为提升公司形象、为社会尽责而捐赠医护人员、交警等一线人员防护用品的入账问题，及时请示并梳理流程反馈机构。四是非现场工作人员受单屏作业和远程信号的影响，审核效率有所降低，为了不积压单据，大家主动延长工作时间，每天在线工作13个小时以上，顺利完成1月、2月单据审核工作。

（3）风险管控不放松。疫情期间，虽然根据机构实际情况，适度解决费用报销存在的困难，但是风险管控丝毫不放松，针对不合理事项坚决予以退回，比如个别会议费、增值服务费等。

2.资金业务

（1）加强内外部沟通，保证资金结算通道顺畅。疫情期间，为保证公司保险业务健康发展，确保理赔、薪酬、税费等款项的资金支付，资金组一是预测疫情期间的资金收支，分析正负项影响因素提出反馈建议，同时配合财务部更新每日收支进度表，做好现金流预测和管控。二是主动联系银行和第三方支付公司，调整资金支付时效、频率，对临时应急性结算要求提前协同各方，保障结算通道的通畅。

（2）以客户为中心，实时监控理赔自动支付情况。疫情期间，值班人员实时监控理赔自动支付账户余额及支付运行情况，处理应急事项，确保理赔支付安全高效。

（3）改变工作模式，保障对外资金结算业务安全。疫情期间，实行现场值班与远程办公相结合的混合办公方式提供服务支持，每日安排一名资金人员到现场值班，一是解决远程办公网络不稳定问题。二是负责监控银行及第三方支付的KEY盾的远程使用，使对外结算形成四重安全校验。确保了资金调拨、支付及对账工作安全高效完成。

（3.数据管理业务

（1）按时完成月结及报表出具工作。根据财务管理部在疫情期间的工作安排，我部及时调整月结及报表出具时间进度表并通知各机构，顺利完成财险、寿险300多个账套的月结及报表编制报送工作。能保质保量完成此项工作，得益于月结及报表出具工作已基本实现流程化、自动化、线上化。

（2）保障系统运行，提供数据支持。疫情期间，数据组主动联系系统运维商落实系统运行监控人员排班安排，可快速解决系统问题，保障系统平稳运行。为了能让领导及时掌握数据，为决策提供依据，数据组每日提供数据支持服务，主要有财险公司保费日报表、财险分机构分险种保费监控表、财险科目余额表等。

（3）全力推进系统建设。疫情期间的主要项目有全科目业务指标系统建设、MIS报表固化与效率优化、质检模块优化等。系统建设需要多部门、厂商沟通讨论，数据组积极协调，通过开日会、周会、远程会议等方式进行项目沟通，完成全科目业务指标系统建设前期讨论阶段，MIS报表固化和效率优化项目已完成开发进入待测试的阶段，质检模块优化已完成项目方案进入厂商优化阶段。

1.综合管理：疫情期间，一天内实现全员远程办公；防控措施到位，职场安全，全员健康；各种会议、培训、读书分享会按时线上召开；人员管理和绩效考核正常运行。

2.核算业务：适度改变审核标准，及时回复机构咨询，帮助机构解决费用报销中的问题；受单屏作业、远程信号以及和机构沟通的影响，单均时长增加40%左右，通过延长工作时间实现当日单据当日毕；严格把控风险，保证单据质量，单据退回率与平时持平。

3.资金业务：加强内外部沟通，保证资金结算通道顺畅；以客户为中心，实时监控理赔自动支付情况，确保理赔支付安全高效；实时监控银行及第三方支付的KEY盾的远程使用，使对外结算形成四重安全校验，确保了资金调拨、支付及对账工作安全高效完成。

4.数据管理业务：保质保量完成财险、寿险300多个账套的月结及报表编制报送工作；和运维商保持联系，保障系统平稳运行；每日提供财险公司保费日报表、财险分机构分险种保费监控表等数据支持，为领导决策提供依据；多方协调，全力推进全科目业务指标系统建设、MIS报表固化与效率优化、质检模块优化等建设项目。

在这次疫情中，共享中心是发挥远程作业最有效、最成功的模式，未来在应急演练和定期远程作业方面要形成制度，同时更进一步挖潜共享的自动化、智能化的工作环节，既能控制风险又能高效运营。

1本期疫情会推动流程一体化、信息化、自动化建设加速，以减少人为、环境因素对服务流程稳定性的影响；

2会出现SOHO办公的常态化，但关键要看流程的支持程度；

3全面RPA、AI目前是可前瞻的方向。